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Grazie a POXT abbiamo guadagnato ore di tempo utile

La rubrica #diconodipoxt porta alla luce tante storie diverse, di persone diverse che hanno deciso però tutte allo stesso modo di affidarsi a POXT. Di seguito la testimonianza di Letizia, responsabile della segreteria di una multinazionale, che ha dovuto risolvere un tema pressante per chi deve certificare l’invio delle sue raccomandate in un giorno specifico.

 

Egr. POXT, sono Letizia e mi occupo di coordinare il lavoro di segreteria di una grossa e importante azienda multinazionale.

Gestisco il lavoro di 20 persone e insieme lavoriamo in un reparto che è il primo e l’ultimo filtro con l’esterno: abbiamo il compito di incamerare, distribuire e evadere qualsiasi richiesta sia pertinente con la mission aziendale.

In mezzo c’è il delirio 🙂

Siamo inseriti in un sistema con oltre 2700 dipendenti solo in Italia ed è facile immaginare che i ritmi, le richieste e le esigenze dei vari dipartimenti occupino tanto del nostro tempo.

Dico sempre che siamo un po’ il termometro della struttura e spesso questo termometro scotta… L’azienda per cui da tantissimi anni lavoro, oltre alle normali commesse di clienti privati, partecipa regolarmente a bandi (pubblici e privati) per l’assegnazione di appalti e lavori. Sono commesse da decine o centinaia di milioni di euro e le responsabilità, ognuno le proprie, sono sempre molto pressanti.

Una grossa incombenza di cui ci dobbiamo occupare è il dover certificare la spedizione di tutta la documentazione che ha impegnato, tutte sommate, migliaia di ore di tante persone. Magari tecnicamente potrebbe sembrare il lavoro più facile, peccato che se non viene fatto, tutto quello che è stato prodotto prima dai miei colleghi è inutile.

Tengo molto al mio lavoro e a quello delle mie colleghe, voglio sempre cercare e trovare la soluzione più intelligente per avere il massimo di quello che è il nostro contributo alla causa.

 

I problemi che mi hanno spinto ad affidarmi a POXT sono due.

Il primo è che i documenti da produrre per partecipare a questo tipo di iniziative sono sempre composti da centinaia di fogli, sono tutti progetti cartacei spesso di grandi dimensioni ed è indispensabile siano inviati via posta raccomandata per poter dimostrare, tagliando alla mano, che il malloppo sia partito regolarmente;

Il secondo problema è che, come potete immaginare, la quantità di lavoro.


Come ho detto prima le persone coinvolte sono sempre tantissime e esigo che la parte che compete a noi abbia lo stesso peso specifico di qualunque altro, tengo molto a far presente questa situazione. Notoriamente, in contesti come il nostro, il tempo limite non basta praticamente mai per raccogliere tutti insieme tutte le parti che compongono il faldone da presentare, si arriva sempre all’ultimo secondo ed è una condizione in cui non ci volevo più stare. Troppo stress inutile.

Gli uffici postali chiudono al massimo alle 19 (e quello più vicino a noi che chiude alle 19 dista 20 km), quindi mi sono ingegnata per trovare altre soluzioni compatibili. Per noi non è un problema lavorare fino a tardi, quando ci sono le preparazioni per questi bandi lo facciamo anche volentieri perché ne va del nostro presente e futuro ma siamo sempre comunque vincolati al fatto che tutto il materiale debba essere pronto tassativamente per le 18. Fatto questo che non succede mai. E poiché l’ultima volta, per un disguido tecnico, non siamo riusciti fisicamente a spedire la raccomandata in tempo, l’amministratore delegato mi ha incaricata personalmente di risolvere definitivamente la questione: non possiamo dipendere dagli orari degli uffici postali o da altre variabili.

POXT mi è sembrato subito facesse al caso mio, ho letto attentamente tutto, ho chiamato l’assistenza per avere informazioni e hanno certificato (carte alla mano) che è possibile registrare sul portale le raccomandate con data valida legalmente fino alle 23:59 del giorno in cui voglio la certificazione della data.

Poi fisicamente il plico viene ritirato il giorno dopo ma quello che a me importa è che sulla ricevuta di spedizione possa comparire la data del giorno perché le commissioni giudicanti guardano quello quando devono valutare i vari candidati: se spedisci fuori data limite sei fuori! Operando con voi abbiamo guadagnato 6 ore di tempo utile senza ulteriori complicazioni o pressioni legate alla chiusura dell’ufficio postale, al traffico per arrivarci, agli imprevisti, ai costi, alla eventuale fila da dover smaltire etc..

Ho presentato al CEO la proposta di utilizzarvi sempre come fornitori, abbiamo fatto delle prove, verificato che tutto funzioni come dite ed effettivamente è così! Complimenti!

La scorsa settimana abbiamo utilizzato POXT per l’invio di una richiesta di partecipazione a un concorso enorme, abbiamo registrato la spedizione alle 22:53, archiviato la ricevuta e tutto è partito il giorno successivo. La commissione ha dato parere positivo e ora aspettiamo di sapere se il nostro progetto andrà a buon fine ma siamo stati tutti molto soddisfatti di come insieme, anche voi, siamo riusciti a sistemare questo problema.

Spero di essere stata abbastanza entusiasta da invogliarvi a utilizzare POXT, a me, come avete capito, ha dato una grandissima mano!

 

A presto e complimenti ancora.

Grazieeeee

 

Letizia